fbpx

Γιατί δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε το Microsoft Outlook για μαζικές αποστολές email

Το Microsoft Outlook αποτελεί κομμάτι του “Office”, μιας οικογένειας προϊόντων της Microsoft. Είναι λογισμικό που σας επιτρέπει να στέλνετε, να λαμβάνετε και να διαχειρίζεστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά και να διαχειρίζεστε το ημερολόγιο και τις επαφές σας. Είναι ίσως από τις πιο διαδεδομένες και δημοφιλής εφαρμογές τόσο σε απλούς όσο και προχωρημένους χρήστες των υπολογιστών.

Σε συζητήσεις που έχουμε με πολλούς από τους πελάτες μας, αναφέρουν ότι με τον ένα ή τον άλλο τρόπο όλοι έχουν προσπαθήσει να στείλουν μαζικά email με την χρήση του Outlook. Είναι προφανές, όταν έχεις στα χέρια σου ένα εργαλείο το οποίο μπορεί να στείλει email ακόμα και μαζικά σε παραπάνω από έναν παραλήπτες, να θέλεις να το δοκιμάσεις και σε μεγάλες λίστες με email.

Σκεφτείτε το παρακάτω σενάριο: Πρέπει να στείλετε μαζικά email σε 800 παραλήπτες. Αφού φτιάχνετε το email σας με πολύ κόπο, χρόνο και ενέργεια σε κάποιο πρόγραμμα όπως π.χ. Word, Publisher, κλπ προσπαθείτε να το στείλετε μαζικά σε αυτούς τους 800 παραλήπτες. Κάνετε την πρώτη προσπάθεια και παρατηρείτε οτι συμβαίνει ένα ή όλα από τα παρακάτω :
α) σας επιστρέφουν πίσω email που γράφουν MAILER-DAEMON κλπ. και δεν καταλαβαίνετε τι σημαίνουν όλα αυτά και για ποιό λόγο
β) οι παραλήπτες σας λένε δεν λαμβάνουν τα email που στέλνετε
γ) πολλά email καταλήγουν στα spam και κανείς δεν τα διαβάζει

Βρίσκετε λοιπόν μια λύση και φτιάχνετε 40 ομάδες με είκοσι email σε κάθε ομάδα και ξεκινάτε να στέλνετε είκοσι-είκοσι. Έτσι, σε μια μέρα γεμάτη έχετε καταφέρει να στείλετε όλα τα email. Αν βέβαια κάτι πάει λάθος ή οι λίστες σας είναι πολλές τότε ο χρόνος που απαιτείται για να σταλούν τα email μπορεί να είναι και 2-3 ημέρες.

Το παραπάνω σενάριο μήπως σας ακούγεται γνωστό; Είναι μια κοινή περιγραφή πολλών πελατών μας, όπου η αγανάκτηση τους ξεχειλίζει ψάχνοντας να βρουν τρόπο να στείλουν μαζικά τα email τους. Το Outlook όπως και το Gmail, το Hotmail, το Yahoo!, το Thunderbird κλπ ΔΕΝ είναι εργαλεία για μαζική αποστολή, ΔΕΝ είναι εργαλεία για το email marketing, ΔΕΝ φτιάχτηκαν για να καλύψουν τέτοιες ανάγκες. Ίσως να νομίζετε ότι επειδή κάποια από αυτά τα προγράμματα είναι δωρεάν, ελεύθερα κλπ. μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε κατά το δοκούν και κυρίως για επαγγελματική χρήση. Δεν ισχύει αυτό! Αν επιμείνετε, να είστε προετοιμασμένοι, διότι η διαρκής χρήση αυτών των εργαλείων για μαζικές αποστολές  μπορεί να γίνει ιδιαίτερα επικίνδυνη.

Παρακάτω σας αναφέρουμε μερικές ακόμα από τις αδυναμίες του Outlook ως εργαλείο email marketing.

1) Δεν υπάρχουν στατιστικά. Το outlook δεν μπορεί να σας δώσει την δυνατότητα να δείτε ποίος παραλήπτης άνοιξε το email, ποια ώρα και μέρα. Εκτός από την αναφορά ειδοποίησης παραλαβής του email – η οποία εύκολα παρακάμπτεται – δεν γνωρίζετε στην πράξη, ποιος παραλήπτης σας έκανε κλίκ στους συνδέσμους σας, συνεπώς δεν ξέρετε τι πραγματικά απέδωσε το newsletter που στείλατε. Εν ολίγοις, στέλνετε email στα τυφλά χωρίς να μπορείτε να αξιολογήσετε αν η καμπάνια σας ήταν πετυχημένη ή όχι.

2) Δεν υπάρχει αυτόματος σύνδεσμος διαγραφής από τα newsletter σας. Η δυνατότητα αυτόματης, γρήγορης και απλής διαγραφής του παραλήπτη από τα email σας είναι πολύ σημαντική. Ο παραλήπτης ΠΡΕΠΕΙ να μπορεί εύκολα και γρήγορα εφόσον το επιθυμεί να διαγράφεται από την λίστα σας. Με το Outlook αυτοματοποιημένος τρόπος δεν υπάρχει. Απεναντίας, πολλοί ξεχνάνε να βάλουνε σύνδεσμο διαγραφής ή ζητάνε από τους παραλήπτες τους να στείλουν ένα email με την λέξη «ΔΙΑΓΡΑΦΗ» (και άλλες παρόμοιες πρακτικές). Αυτός ο χειροκίνητος τρόπος συχνά δυσαρεστεί τους περισσότερους χρήστες αφού πρέπει να προβούν σε μια επιπλέον διαδικασία. Επίσης, αν οι διαγραφές από μια λίστα είναι 10-20 email, αυτό θεωρείται διαχειρίσιμο μέγεθος. Αν όμως είναι πάνω από 50 οι διαγραφές, τότε το πρόβλημα εκκαθάρισης της λίστας γίνεται πολύ μεγάλο.

3) Ερασιτεχνικά εικαστικά σχέδια(templates). Στο Outlook οι εικαστικές δυνατότητες είναι πολύ περιορισμένες. Εκτός ότι δεν υπάρχει μεγάλη ποικιλία από εικαστικά σχέδια για να διαλέξετε, ακόμα και στην ευρύτερη αγορά τα θέματα που υπάρχουν για να μπορέσετε εύκολα και γρήγορα να τα επεξεργαστείτε μέσω του Outlook είναι ελάχιστα. Επίσης, τα περισσότερα εξ αυτών δεν έχουν την επαγγελματική υφή που επιβάλετε όταν προσπαθείτε να προωθήσετε το προϊόν ή την υπηρεσία σας.

4) Ελλιπής διαχείριση των παραπόνων για spamming(spam complaints). Θα έχετε προσέξει όσοι χρησιμοποιείτε Hotmail, Gmail και Yahoo! ότι υπάρχει σε εμφανές σημείο, ένα εικονίδιο το οποίο πατώντας το μπορείτε να ενημερώσετε αν το email που παραλάβατε είναι spam ή όχι. Όταν κάποιος χρήστης πατήσει αυτό το εικονίδιο, ουσιαστικά δημιουργείται ένα παράπονο για ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Εάν η καμπάνια που στείλατε δέχεται πολλά παράπονα, ο πάροχος σας (Ote, Forthnet, Cyta, κλπ) ενημερώνεται γι’ αυτήν την κατάσταση γιατί υπάρχει μεγάλος κίνδυνος να χαρακτηριστεί η διεύθυνση IP που έχετε ως spam. Αν συμβεί αυτό θα έχετε γενικότερο πρόβλημα αποστολής email όχι μόνο διαφημιστικών αλλά και της καθημερινής σας εργασίας.

Αν λοιπόν θέλετε να κάνετε σωστές μαζικές αποστολές email,  χωρίς ερασιτεχνισμούς και επικινδυνότητες μπορείτε να δοκιμάσετε εντελώς ΔΩΡΕΑΝ, την εφαρμογή μας και να δείτε άμεσα και γρήγορα αποτελέσματα.

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *